Introduzione
Dal 2023, con il recepimento della Direttiva UE 2019/1937, il whistleblowing è diventato un obbligo per aziende e Pubbliche Amministrazioni.
Ogni organizzazione con più di 50 dipendenti deve attivare un canale sicuro per la segnalazione di illeciti, garantendo la protezione dell’identità del segnalante.
Ma come si implementa una piattaforma digitale di whistleblowing che sia conforme al GDPR, sicura e semplice da usare?
Cos’è il whistleblowing digitale
Il whistleblowing è la possibilità per dipendenti, collaboratori o fornitori di segnalare condotte illecite o violazioni normative all’interno dell’azienda o della PA.
Un sistema digitale di whistleblowing permette di:
- inviare segnalazioni anonime o riservate,
- proteggere i dati sensibili del segnalante,
- gestire i flussi di segnalazione in modo tracciabile e documentato.
Gli obblighi normativi
La direttiva europea e il decreto legislativo italiano prevedono che:
- Le aziende >50 dipendenti e tutte le PA devono avere un canale di segnalazione interno.
- Deve essere garantita la riservatezza del segnalante.
- I dati devono essere trattati nel rispetto del GDPR.
- Devono esserci procedure di follow-up e tempi di risposta definiti.
Il mancato adeguamento può comportare sanzioni da 10.000 a 50.000 euro da parte dell’ANAC.
Come implementare una piattaforma digitale di whistleblowing
1. Analisi dei requisiti normativi e aziendali
Ogni settore ha specificità diverse. La piattaforma deve rispettare sia le normative generali che eventuali regolamenti interni.
2. Adozione di una soluzione sicura
Una piattaforma conforme deve offrire:
- crittografia end-to-end,
- gestione degli accessi con autenticazione forte,
- possibilità di invio anonimo,
- logging delle attività per audit.
3. Integrazione con i sistemi aziendali
La piattaforma deve dialogare con sistemi già presenti (intranet, DMS, ERP) senza creare silos di dati.
4. Formazione e comunicazione
Un canale di segnalazione è utile solo se i dipendenti lo conoscono e si fidano della sua sicurezza.
Tecnologie utilizzate
Le piattaforme moderne di whistleblowing si basano su:
- Cloud sicuri certificati ISO 27001 e PCI DSS,
- Crittografia a doppio livello,
- Single Sign-On (SSO) per gestire l’accesso degli amministratori,
- AI per analisi preliminare delle segnalazioni, utile a classificare i casi e velocizzare la gestione.
Caso pratico
Un ente pubblico con oltre 500 dipendenti ha implementato una piattaforma digitale di whistleblowing integrata con la propria intranet.
La sfida
Il vecchio sistema basato su segnalazioni cartacee non garantiva anonimato né tracciabilità.
L’approccio
Abbiamo sviluppato un portale cloud sicuro, accessibile da intranet e da mobile, con crittografia end-to-end e gestione anonima delle segnalazioni.
I risultati
- Conformità normativa garantita
- Maggior fiducia dei dipendenti
- Processi di gestione più rapidi e documentati
Conclusione
Il whistleblowing non è solo un obbligo normativo, ma uno strumento di trasparenza e fiducia per aziende e PA.
Implementare una piattaforma digitale sicura significa proteggere i segnalanti, ridurre i rischi legali e migliorare la governance aziendale.
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