DMS – Document Management System

Gestione documentale digitale semplice e sicura

Organizza, archivia e condividi i documenti aziendali in modo centralizzato, sicuro e conforme alle normative.

Soluzioni DMS per il tuo business

Un Document Management System (DMS) consente alle aziende di gestire l’intero ciclo di vita dei documenti in formato digitale. Con le nostre soluzioni, eliminiamo la complessità della gestione cartacea e forniamo sistemi sicuri, accessibili e conformi al GDPR, riducendo tempi e costi operativi.

Obiettivi e punti di forza

Cosa puoi ottenere con il nostro software

I vantaggi per il tuo business

Riduzione dei costi di gestione cartacea fino al 70%
Accesso rapido e sicuro ai documenti aziendali
Maggiore conformità normativa e protezione dei dati
Flussi approvativi digitalizzati e tracciabili
Scalabilità e integrazione con sistemi esistenti (ERP, CRM)

Dal concept alla gestione documentale digitale

Affianchiamo le aziende nella digitalizzazione dei processi documentali con soluzioni DMS modulari e personalizzabili.

Analisi processi documentali

Studio dei flussi attuali e delle criticità.

Automazione workflow

Digitalizzazione e tracciamento dei processi approvativi.

Definizione requisiti funzionali

Identificazione delle funzionalità necessarie (archiviazione, ricerca, workflow).

Integrazione con sistemi aziendali

Collegamento a ERP, CRM, posta elettronica e cloud storage.

Progettazione architettura DMS

Disegno di un sistema sicuro e scalabile.

Testing e validazione

Verifica di performance, sicurezza e usabilità.

Configurazione moduli

Scansione, OCR, versioning, accessi profilati.

Go-live e supporto

Rilascio operativo e manutenzione evolutiva.

Caso pratico

Una società di servizi ha ridotto del 65% i tempi di gestione delle pratiche grazie al DMS.

La sfida

Il cliente gestiva ancora gran parte della documentazione in formato cartaceo o distribuita tra diversi sistemi non integrati.
Questo comportava ritardi nelle approvazioni, perdita di tempo nella ricerca dei file e difficoltà di conformità normativa.

Approccio e risultati

Abbiamo implementato un DMS integrato con ERP e posta elettronica, automatizzando l’acquisizione dei documenti, i flussi approvativi e la reportistica di conformità.

Key goals:

Il risultato

L’azienda ha digitalizzato completamente la gestione documentale, aumentando l’efficienza interna e riducendo drasticamente i costi legati alla gestione cartacea.

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Realizziamo soluzioni software su misura che si adattano davvero ai tuoi processi: CRM, ERP, AI, gestione documentale, automazione.

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Servizi di eccellenza

Servizi digitali ad alto valore tecnico
Analisi, sviluppo e supporto end-to-end

Offriamo un insieme strutturato di servizi per accompagnare aziende e pubbliche amministrazioni in ogni fase della trasformazione digitale: dalla definizione dei requisiti alla messa in produzione, fino all’assistenza continua post-deployment. Ogni servizio è pensato per garantire qualità, performance e scalabilità.

Digital Assessment / Business Analysis

Consulenza e analisi dei processi

Analizziamo i flussi operativi e raccogliamo i requisiti funzionali per costruire una visione tecnica chiara e condivisa. Il servizio include workshop, mappatura dei processi e documentazione tecnica per guidare lo sviluppo.

Software Engineering / Agile Delivery

Progettazione e sviluppo software

Realizziamo software custom: CRM, gestionali, app e portali cloud-native. Utilizziamo stack moderni, architetture scalabili e metodologie Agile per garantire performance, sicurezza e time-to-market ridotto.

API, ERP, Middleware, web services e sistemi IoT

System integration e automazione

Connettiamo i tuoi sistemi tramite tecnologie di API, connettori personalizzati e flussi automatizzati. Progettiamo architetture interoperabili per eliminare silos informativi e ridurre gli errori operativi.

Supporto post-go-live / Monitoraggio SLA

Supporto tecnico e manutenzione

Garantiamo stabilità e miglioramento continuo con servizi di supporto, ticketing evolutivo, aggiornamenti e monitoraggio proattivo. Rimaniamo operativi dopo il rilascio per ottimizzare performance e sicurezza.

FAQ

Domande frequenti sul Document Management System

Risposte pratiche su come un DMS può trasformare la gestione documentale aziendale.

Cos’è un DMS?

È un sistema digitale per archiviare, organizzare e gestire documenti aziendali in modo sicuro ed efficiente.

Il DMS è sicuro?

Sì, implementiamo crittografia, controllo accessi e log di tracciamento per garantire la massima protezione dei dati.

Si può integrare con i sistemi che usiamo già?

Certamente: il DMS si integra con ERP, CRM, e-mail aziendale e servizi cloud.

Quanto tempo serve per implementarlo?

In media da 1 a 3 mesi, a seconda della complessità dei flussi documentali.

Il DMS è adatto anche per aziende con più sedi?

Sì, consente accesso sicuro e profilato ai documenti da qualsiasi luogo, facilitando la collaborazione tra reparti e sedi distanti.

Hai bisogno di altre informazioni?

Contattaci, ti ascolteremo sempre

Il nostro team di business developer è disponibile ad una prima call conoscitiva per analizzare le richieste e fare una consulenza preliminare.